Vous avez trouvé votre âme sœur. Vous avez fixé la date. Vous avez passé des mois à tout planifier. Et le grand jour est enfin arrivé.
Mais bientôt, vous prenez du retard. Votre demoiselle d’honneur, la pauvre, arrive en retard pour sa coiffure et son maquillage. Vous arrivez à l’autel avec 10 minutes de retard, et les retards s’enchaînent. Bientôt, vous partez pour votre sortie, et votre journée de mariage, qui devait être un tourbillon de bonheur, n’est plus qu’un souvenir flou et un peu stressant. Ouf.
La réussite de votre journée de mariage dépend d’un déroulement parfait. Vous avez besoin du bon niveau de détail, de temps supplémentaire pour pallier les imprévus et de plans de secours. Vous avez besoin d’une communication irréprochable et d’un organisateur de mariage de confiance. Et vous devez garder la tête froide.
Heureusement, créer ce déroulé est simple, à condition de savoir à quoi vous attendre.
Ne vous inquiétez pas. Nous sommes là pour vous.
Faites vos devoirs
Chaque prestataire aura des exigences différentes en matière d’installation et de démontage. Votre groupe de musique aura probablement besoin de quelques heures pour s’installer et effectuer ses essais sonores avant l’arrivée des invités. Votre fleuriste aura également besoin de quelques heures. Vos traiteurs pourraient avoir besoin de plusieurs temps morts pour préparer et organiser leur prochain service. Et votre photographe aura ses propres exigences pour réussir votre séance photo après la cérémonie.
La seule façon de planifier toutes ces subtilités est de parler à vos prestataires afin d’obtenir des estimations précises du temps dont ils auront besoin et du moment où ils en auront besoin. Une fois que vous connaîtrez ces informations, vous pourrez établir votre programme – et être assurée que chaque prestataire aura les moyens de faire du bon travail.
Commencez par vos événements principaux
Une fois que vous aurez obtenu les estimations de vos prestataires, construisez votre programme à partir de vos événements principaux. Il peut être utile de choisir un point de repère et de planifier à rebours à partir de celui-ci.
Disons que votre cérémonie a lieu à 11 h. Les photos du « first look » prendront 15 minutes. Vous savez que le trajet jusqu’à la cérémonie prendra 30 minutes au maximum. La coiffure et le maquillage prendront 2 heures. L’habillage prendra 45 minutes. Et un petit repas avec votre cortège de mariage prendra 30 minutes.
Cela signifie que vous devrez commencer le petit-déjeuner avec tout votre cortège de mariage dans l’endroit où vous ferez votre coiffure et votre maquillage au plus tard à 7 h.
Utilisez cet exercice pour déterminer à quel moment de la journée se dérouleront les événements principaux, repérer les chevauchements ou les problèmes préoccupants, comme l’accès au lieu de réception, et solliciter votre organisateur de mariage ou passer un coup de téléphone pour les rectifier à l’avance.
Prenez en compte les temps de trajet et de transition
Les temps de trajet et de transition occupent une grande partie de la journée – mais si vous avez bien planifié, vous et vos invités ne devriez pas les remarquer.
Planifiez chaque événement de la journée afin de minimiser le temps passé à attendre. Par exemple, assurez-vous que vos traiteurs soient prêts pour le cocktail dès la fin de la cérémonie, afin que vos invités ne soient pas laissés à attendre. Si vous vous rendez dans un nouvel endroit, profitez des quelques minutes avant l’arrivée de la voiture pour prendre quelques photos supplémentaires ou prendre un petit quelque chose à manger.
Cela étant dit, la clé d’un programme rigoureux est d’anticiper les retards. Les traiteurs pourraient être prêts au moment idéal, mais la cérémonie pourrait se prolonger. Il pourrait y avoir des embouteillages sur le chemin de la réception.
C’est pourquoi il est toujours préférable de surestimer la durée d’une activité de 10 % à 20 % et d’être ravie si vous êtes un peu en avance plutôt que de courir après un programme impossiblement strict.
Choisissez une personne référente
Votre personne référente peut être votre organisateur de mariage, ou elle peut être un membre de votre cortège, un parent ou un autre invité. Son rôle est de s’assurer que tout le monde est là où il doit être et, en cas de retard, que tout le monde fait de son mieux pour se débrouiller.
Votre personne référente travaillera selon le programme convenu pour que la journée soit aussi parfaite que possible. Lorsque vous passerez en revue le programme avec elle, définissez les attentes en matière de mises à jour et les plans de secours pour les problèmes éventuels.
Par exemple, si un retard de 15 minutes est prévu, vous n’avez probablement pas besoin de le savoir. Mais si vous êtes confrontée à un retard de 1,5 heure pour le cocktail et à des invités affamés, vous voudrez probablement le savoir (et commander des pizzas, ou autre chose).
Déterminer comment vous travaillerez ensemble ce jour-là vous évitera de trop stresser pour des choses que vous ne pouvez pas contrôler.
Communiquez vos plans
Un programme ne peut être efficace que si les gens le comprennent, alors décidez qui doit savoir quoi le jour J.
Par exemple, les garçons d’honneur n’ont peut-être besoin de savoir que le marié doit être sur le lieu de la cérémonie à 10 h 30 pour le « first look ». Au-delà de cela ? Ils peuvent simplement se détendre et profiter de la journée. Donner trop de détails peut être tout aussi déroutant que d’en donner trop peu.
Mais les traiteurs doivent savoir quand ils pourront accéder au lieu, qui sera là pour les accueillir et exactement à quel moment vous aurez besoin du service. Et bien sûr, vos invités voudront avoir une idée des événements de la journée.
Il est judicieux de créer différentes versions du même programme principal pour les différents groupes participant au mariage. Assurez-vous simplement que toutes les mises à jour soient reflétées dans chaque version.
De cette façon, personne ne sera submergé par l’ampleur des événements de la journée et chacun sera là où il doit être au bon moment.
Voici le problème. Vous pouvez créer le programme parfait et malgré tout, des choses peuvent mal tourner. Il y aura toujours des éléments qui échappent à votre contrôle.
Notre recommandation ? Gardez une bouteille de champagne et deux verres à portée de main. En cas de retard ou de problème, emmenez votre conjoint dans un endroit calme et profitez d’un moment de tranquillité à deux pendant que votre organisateur ou votre famille règle le problème.
Et n’oubliez pas : peu importe à quel point les choses peuvent dérailler, la seule chose qui compte vraiment, c’est votre mariage. Vous avez fait tout le travail préparatoire. Vous avez organisé cette superbe fête. Maintenant, le jour J, c’est à vous de vous détendre et de passer un moment merveilleux – c’est tout. ∎
Crédits photo
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